[셀프등기] 임원변경 셀프등기를 해보자 (2) 공증과정을 밟다.

 

3. 총회의사록을 작성하고, 공증과정을 밟다.

협동조합은 인적결합으로 조직된 사단법인의 형태입니다. 주식회사와 달리 1인 1표로 의결하기 때문에 많은 사람들의 위임서류를 받아야 합니다.
그래서 총회개최 당시 사전에 참석 조합원에게 인감증명서와 인감도장을 지참하도록 안내를 하였다면 조금 더 쉽게 진행할 수 있었을 거라는 생각이 들었습니다. 참석 조합원 한분한분 다시 찾아뵙고 위임의 과정에서 시간이 좀 걸렸습니다.

1) 공증사무소 검색
- 강원도에는 8개의 공증업무를 하는 곳이 있고, 강릉에는 2개소가 있습니다.

강원도 공증사무소 현황.xlsx

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법무부 전자공증시스템

- 사서증서의 인증을 촉탁하고자 하는 공증사무소로 사전에 전화하여 서식을 물어봅니다.
  : 자체 서식에 작성하여 제출을 요구하는 공증사무소가 있어 사전에 확인이 필요합니다.

 

2) 서류 준비

① 총회의사록
- 총회의사록은 2부를 작성하여, 기명날인자의 인감도장을 받아 날인 및 간인을 합니다. (정관 '총회의 의사록' 규정에 따라)
 : 공증인사무소의 보관용 1통, 촉탁인에게 내어드리는 용도 1통
 : 의사록의 기명날인은 인감도장이 아닌 도장 및 서명을 받을 수 있으나 공증의 과정에서는 인감도장 날인을 요구할 수 있어 인감으로 날인하였습니다.
 : 기명날인자를 선출하지 않았을 경우에는 의장과 이사 3인 이상이 기명날인을 합니다.
 : (임시)의장과 이사장이 다를 경우에는 각각 기명날인 합니다. (의장, 이사장, 기명날인자 3인 이상)
 : 법인인감도 날인 및 간인합니다. (공증사무소에서 요구함)

② 조합원명부
- 총회날짜 기준 조합원 명부를 작성합니다. (재적조합원 확정 : 총회공고일 및 통지 전날까지 가입한 조합원)
- 조합원명을 작성하고 회의출석, 의결찬성, 인증촉탁 칸에는 O, X 로 표시합니다.
- 총 조합원 수, 출석 조합원 수, 의결찬성 조합원 수, 인증촉탁 조합원 수를 기입합니다.
 : 예시로 정관에 따라 총 조합원 수가 30명 일 경우 과반수의 출석으로 성원되므로 16명 이상 출석, 출석조합원의 과반수의 찬성으로 의결되므로 9명 이상의 의결찬성 및 인증촉탁 조합원이 필요.
 : 정관의 변경 등 특별의결사항은 출석조합원 3분의 2이상의 찬성으로 의결되기 때문에, 예시로 총 조합원 30명일 경우, 회의출석 16명 이상(과반수 이상), 의결찬성 조합원 및 인증촉탁 조합원 11명 이상(2/3 이상) 필요.

04_조합원명부_예시.hwp

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③ 위임장
- 위임장의 수임인은 대리인(공증사무소에 방문하는 사람)으로 작성합니다. 
- 위임인에게 인감도장 날인과 인감증명서 1통을 접수받습니다. (*발행일 3개월 이내의 인감증명서)
  : 인감날인이 잘 안됐을 경우 그 옆에 인감날인을 확인할 수 있도록 도장을 다시 찍습니다.
  : 자연인이 아닌 법인일 경우 법인인감도장 날인과 법인인감증명서 1통을 접수받습니다. (*발행일 3개월 이내의 인감증명서)
- 인감증명서 상의 주소를 위임장에 작성합니다.
- 문서 하단에는 법인명, 소재지, 이사장 성명을 작성하고 법인인감도장을 날인합니다.

05_위임장_예시.hwp

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④ 진술서
- 진술인 난에 대리인 이름, 주소 기재, 대리인의 인감도장을 날인합니다.
- 공증하고자 하는 의사록이 이상이 없음을 대리인(위임받는 사람)이 공증사무소에 제출하는 내용이며, 하단의 진술인 인적사항은 대리인의 내용을 기재하면 됩니다.

02_진술서_예시.hwp

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⑤ 확인서
- 공증하고자 하는 의사록이 이상이 없음을 위임인(법인)이 공증사무소에 제출하는 내용이며, 진술서와의 차이점은 회의의 소집통지 발송일을 기재해야 하며 하단의 확인인 인적사항은 대리인이 아닌 위임인(법인)의 내용을 기재하면 됩니다.
* 회의 참석관련 전원참석이 아닐 경우 원칙 상 소집통지서 발송관련 증명서류를 요구함으로 그에 따른 준비도 필요할 수 있습니다.
- 확인인 난에 법인명, 이사장 이름, 법인주소 기재, 법인인감도장 및 이사장 인감을 날인합니다.
- 확인서의 날짜는 회의날짜를 기입하나, 비워둔 상태에서 공증사무소에서 작성하는 것을 추천함.

03_확인서_예시.hwp

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⑥ 법인인감증명서 (3개월이내 발급분)
- 법인의사록 인증사무지침에 의하면 법인인감증명서는 첨부서류 중 '사원명부(조합원명부)'나 '확인서'가 사단법인(협동조합) 대표나 소집권자에 의하여 진정하게 작성되었는지 파악하는데 중요하므로 반드시 제출

⑦ 법인등기부등본(3개월이내 발급분, 말소사항포함)
- 반드시 '발급용'으로 제출 : '열람용'은 현재 법인등기 신청중인 경우에도 출력되므로 법인의 변경된 등기사항이 반영되지 않을 가능성이 있기 때문

⑧ 소집통지서 : 정관에 따른 총회 개최 공고일 준수, 소집공고문 또는 전자우편 소집통지서 등

⑨ 대리인의 신분증과 인감도장

 

3) 공증사무소 방문 : 공증촉탁서 작성
- 공증사무소에 방문하여 위 서류를 제출하고 공증사무를 진행합니다.
: 공증수수료 30,000원 (카드결제 가능)
- 공증사무소에서 주는 공증촉탁서를 작성하고 인감도장 날인과 신분증을 제시합니다.

공증과정을 마쳤습니다. 받은 서류는 보관용으로 한부 복사하여 따로 사본을 보관합니다

 

다음 편에는 (3) 등록면허세 납부 및 변경등기 에 대해 설명하겠습니다.

 

 

[셀프등기] 임원변경 셀프등기를 해보자 (1) 정관검토 및 정기총회 개최
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[셀프등기] 임원변경 셀프등기를 해보자 (3) 등록면허세 납부 및 변경등기
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